Equilibrar un presupuesto de evento, es uno de los principales retos a los que se enfrentan los planificadores, y la raíz de la mayoría de los problemas de dinero se puede rastrear desde las etapas iniciales de discusión.
Siempre es mejor comenzar a diseñar un evento en función de la cantidad de recursos financieros disponibles y no al revés.
La información a continuación le ayudará a calcular los costos e identificar las áreas donde puede cortarlos.
Gastos de planificación de eventos del esquema
Los gastos pueden provenir de una amplia gama de fuentes una vez que piensas en todos los componentes involucrados con la puesta en escena de una función.
Los más obvios son los gastos de restauración y alquiler de locales, pero la lista solo crece desde allí. Lo que pasa es que pasar por alto incluso una categoría de gastos puede tener un impacto desastroso al gastar por persona.
Preguntas para hacerle a sus clientes
Como planificador de eventos, su función es brindar asistencia experta tanto en la coordinación como en la gestión financiera del evento.
Tenga en cuenta que sus clientes sueñan con la perfección, y esto puede nublar fácilmente su juicio sobre lo que es posible fiscalmente.
El tiempo para cerrar la brecha entre su presupuesto y sus expectativas es desde el principio. Muchas veces es tan simple como hacer las preguntas correctas y redactar un presupuesto durante su primera reunión.
A continuación se enumeran las 5 preguntas clave que los planificadores deben formular antes de redactar un contrato para su cliente.
¿Cuál es la fecha y la ubicación proyectada para su evento?
Esta es quizás la pregunta más básica pero es importante que su cliente brinde una respuesta directa. Puede ser una mala señal si siente mucha indecisión o conflicto con este tema.
Ahora, por supuesto, algunos clientes necesitarán su ayuda para elegir un lugar, pero realmente deberían tener al menos un par de lugares en mente.
Puede gastar una cantidad significativa de tiempo en centros comerciales y gastará aún más si el cliente no tiene idea de lo que quiere.
¿Cuántos invitados asistirán al evento?
La diferencia en el costo entre 200 y 500 asistentes es masiva, por lo que si un cliente potencial le da un recuento amplio, es probable que no haya hecho ninguna investigación sobre los costos.
En este caso, inmediatamente deberá continuar con la siguiente pregunta en la lista.
¿Cuál es su presupuesto por persona?
Preferimos liderar con una consulta presupuestaria “por persona” porque proporciona una mejor idea de cuánto pensó el cliente en el evento.
Las respuestas con números generales como € 5,000 o € 20,000 están muy lejos de la experiencia del invitado.
Cualquiera que sea el número que use su cliente para representar su presupuesto, debe dividirlo en una tarifa por persona para que ambos puedan ver con lo que realmente tiene que trabajar.
¿Cuáles son 3 elementos imprescindibles para su evento?
Después de saber más sobre el presupuesto, es hora de determinar si es lo suficientemente grande como para cumplir con las expectativas de su cliente.
Los artículos imprescindibles pueden presentar un obstáculo importante en ciertas situaciones. Imagine que su cliente desea que una celebridad en particular se presente en su evento, sin embargo, no tienen idea de cuánto le costara o si esa persona incluso está disponible.
Estos son los tipos de problemas que debe abordar al principio, y no siempre puede confiar en que el cliente los mencione.
¿Qué 3 cosas que no quieres en su evento?
Aunque es muy similar a la pregunta anterior, agregar la connotación negativa puede agregar información significativa para el planificador.
Diga, por ejemplo, que el cliente está firmemente en contra de servir pollo para la cena. Una repercusión de esto sería un aumento en los costos de los alimentos . Sin pollo como una opción, tendrá que considerar la carne de res o el pescado, los cuales son típicamente más caros.
Entender cómo una “no-lista” afecta la imagen general es una habilidad crítica para evaluar la compatibilidad del cliente.
Estas cinco preguntas simples de planificación de eventos le dirán mucho acerca de su cliente antes de aceptar trabajar juntos.
Y a pesar de que las nuevas perspectivas son esenciales para su negocio de eventos, el tipo incorrecto de cliente consumirá todos sus recursos y le costará dinero a largo plazo.
Cree un presupuesto de evento básico
Una vez que tenga una visión del evento y una estimación de cuánto dinero tiene para trabajar, finalmente es hora de estructurar el presupuesto.
Como planificador de eventos, mantenerse dentro del presupuesto de su cliente es clave. Y para hacer eso, necesita un presupuesto detallado de eventos en el que usted y su cliente estén de acuerdo.
Ya sea que sea nuevo en la planificación de eventos o sea un profesional experimentado, mantener un presupuesto para eventos lo ayudará a mantenerse organizado y preparado para cualquier consulta del cliente, y lo ayudará a evitar un exceso en el presupuesto.
Para un evento básico, como un seminario o una cena puede utilizar un Excel u otros programas de hojas de cálculo que le pueden ser útiles.
Enumere las siguientes cuatro categorías en la parte superior:
- Item (partidas)
- Gastos proyectados
- Gasto real
- Detalles
Luego, categorice y haga un seguimiento de cada una de las partidas de gastos.
Administrar un presupuesto de eventos
1- Rastrear los costos de alquiler del sitio. Mientras planifica el evento en sí mismo y mientras se reúne con el gerente de ventas de su sede, realice un seguimiento de todas las tarifas de alquiler proyectadas para el evento y el espacio funcional, el servicio de limpieza, el manejo del equipaje y los gastos relacionados.
2- Estimar los costos de catering. Esto incluye todos los cargos por alimentos y bebidas, incluidos consejos y propinas, que pueden representar hasta un 30%.
3- Cargos de transporte de documentos. Esto incluye entrenadores, transferencias de eventos y cualquier gasto relacionado.
4- Añade gastos de decoración. La mayoría de los eventos incluyen gastos de decoración, como centros de mesa, flores, alquiler de tiendas, etc. Aquí es donde se enumeran esos costos.
5- Documentar las tarifas de entretenimiento y equipo. Los gastos comunes en esta categoría incluyen el equipo A / V, pero también es un buen lugar para enumerar honorarios a los oradores o si está contratando artistas.
6- Resuma los cargos de impresión. En realidad, varios cargos por artículos pequeños se combinan para crear una partida de gastos más grande. Estas incluyen invitaciones, tarjetas de identificación, folletos de programas, señalización de eventos y pancartas.
7- Línea de artículos para regalos. Un consejo de evento común es nunca permitir que un invitado se vaya con las manos vacías. Entonces, sea cual sea el regalo o los obsequios que regale, rastrea el costo por separado; te sorprenderías de cuánto pueden costar estos artículos.
8- Identifique los gastos de actividades. Si su evento incluye actividades tales como golf, tenis, spa, rafting, ciclismo u otras actividades, querrá anotar el costo de estas tarifas por separado. Considere resumir el costo total en su hoja de cálculo y adjuntar un desglose.
9- Publica otros gastos. Si un gasto no se incluye en ninguna de las categorías anteriores, agréguese como un gasto extra aquí.
10- Defina una categoría como un fondo de contingencia. Dependiendo del tamaño o la complejidad de un evento, es posible que desee obtener hasta el 20% del presupuesto del evento aquí. A pesar de la mejor planificación, los cargos superarán los planes proyectados con gastos que nunca considerará. Esto evitará que pierda el presupuesto cada vez.
11- Resuma los gastos proyectados. A medida que construya su programa de eventos, tendrá una buena proyección de los gastos totales. Esta es la información que compartirá con el cliente del evento para asegurarse de que estén al tanto del presupuesto del evento para que luego no haya sorpresas.
12- Resuma los gastos reales. Esto sucede después de que el evento haya concluido. Subtotal las facturas en las 10 categorías anteriores y documente el presupuesto real. Si es extremadamente favorable, identifique ahorros en el presupuesto real vs. el presupuesto proyectado, demostrando el valor que aportó.
Tasas de planificador de eventos
Ya sea que esté comenzando un negocio de planificación de eventos sociales, de negocios o una combinación de ambos; cualquiera que esté considerando su propio negocio debería estar preocupado por establecer una tarifa justa para sus servicios. Es importante saber cómo cobrar por sus servicios.
Desafortunadamente, la respuesta no es simple. Varios factores entran en la determinación de la tasa de uno, incluidos los gastos operativos de planificación de eventos , salarios y ganancias.
Por supuesto, debe incorporar sus tarifas de planificación en el presupuesto, y este puede ser un tema delicado para algunos.
Los planificadores de eventos tenemos varias formas de cobrar por nuestros servicios, que van desde tarifas directas hasta comisiones porcentuales.
Al final, se trata de encontrar un punto medio en el que ambas partes puedan coincidir. Asegúrese de que su estructura de tarifas esté documentada en un contrato, e incluye como un gasto en todos los borradores del presupuesto.
La realidad es que las tasas varían según el lugar donde opera su empresa, los tipos de proyectos que asume y lo que el mercado está dispuesto a pagar.
También depende de su mercado objetivo. Es decir, su cliente tendrá un presupuesto objetivo en mente y sus servicios deben ser competitivos dentro de esos parámetros.
Maneras en que los organizadores de eventos estructuran sus honorarios
Sin embargo, si desea comenzar un negocio a tiempo parcial o incluso a tiempo completo, existen aproximadamente 5 formas de estructurar su tarifa de evento y cotizar sus tarifas a sus clientes:
- Tarifa de proyecto plana
- Porcentaje de gastos
- Tarifa por hora
- Porcentaje de gastos más tarifa por hora
- Tasas comisionables
Recortar costos de eventos
Rara vez trabajará en un evento que tenga un presupuesto ilimitado. Es muy probable que llegue a un punto en el proceso de planificación donde se deben tomar decisiones sobre la reducción de costos.
Aquí es donde un experimentado planificador de eventos realmente puede brillar para ayudar a sus clientes.
El objetivo es, identificar qué opciones tienen la mayor impresión en los asistente. Por ejemplo, ¿debería gastar menos en centros de mesa para preservar que el postre sea gourmet?
En algunos casos, un planificador puede pasar por los gastos, y renegociar o reducir las áreas donde los asistentes nunca se darán cuenta.
Sugerencias y guía para porciones de catering
Debido a que los alimentos y bebidas representan uno de los gastos más grandes en la planificación de eventos , también es una gran categoría a apuntar para la reducción de costos.
Casi todos los menús de los eventos tienen un elemento obvio de desperdicio que puede eliminarse inofensivamente para liberar fondos para otras necesidades.
Reel en tus números
Existe una ciencia para administrar recuentos de invitados y números de RSVP con los que incluso los planificadores de eventos experimentados luchan.
Por un lado, tiene el número de asistentes que se registraron para el evento, y por otro lado, debe tener en cuenta los “no shows” y los invitados inesperados.
Los eventos gratuitos tendrán un mayor porcentaje de no shows (25% o más) mientras que la mayoría de los eventos con boleto tienen un promedio de 10% de tasa de deserción.
Use estos promedios para controlar los gastos innecesarios. Para estar seguro, incorpore una zona de amortiguación del 2% para llegadas de último minuto.
Reducir el consumo de desayuno continental
Pocas comidas atendidas generan más desperdicio que el desayuno continental. El hecho es que las personas se han vuelto más conscientes de los carbohidratos y las reposterías con alto contenido calórico.
Dicho esto, todavía necesita tener un amplio suministro de café, té y agua para sus sesiones de la mañana.
En muchos casos, puede ahorrar dinero comprando refrescos de desayuno a la carta en lugar de los paquetes estándar por persona.
Calcule 0.5 pasteles y 1.25 bebidas por persona para una reunión de negocios, y un poco más para grupos familiares con niños que asisten.
Considere mas platos de comida sobre los buffets
Existe un mito generalizado de que optar por una comida de buffet le ahorrará dinero en un plato servido.
Sin embargo, si echa un vistazo a la mayoría de las guías de catering, verá que esto simplemente no es cierto.
Las empresas de catering deben preparar más comida por persona para los buffets, lo que genera más desperdicio.
Y a pesar de que las demandas de servicio en la mesa son menores con los buffets, los gerentes de planta aún necesitan un personal completo para colocar las mesas y los platos limpios después de la comida.
La conclusión es que una entrada simplemente es la selección más rentable entre los dos .
Limite su servicio de bar
Las barras abiertas pueden ser un éxito entre los asistentes, pero quizás sean el costo más difícil de proyectar por adelantado.
Si trabaja con un presupuesto ajustado, entonces su mejor opción es utilizar un sistema de tickets para controlar el consumo de bebidas.
Con esto le das a cada uno un invitado con uno o dos tickets de bebida a su llegada, esencialmente pagando por su primera ronda de bebidas.
Si un asistente se queda sin boletos, puede optar por comprar bebidas con dinero directamente del barman.
Es un sistema que le permite tratar a sus invitados y controlar los costos al mismo tiempo.
Maximice cada mordida en las recepciones
Las recepciones con aperitivos pueden causar estragos en cualquier presupuesto si se tiene en cuenta que la mayoría de los hoteles cobran más de 3€ por cada entrada.
La guía estándar es para servir 3-5 piezas por persona para una recepción antes de la cena y 10-15 piezas por persona para las comidas.
Puede recortar estos números incorporando salsas con pan o papas fritas, y refrigerios de cóctel como la mezcla de quesos y nueces.
La clave es encontrar sustitutos que llenen para los aperitivas de más alto precio. Los artículos de postre, como las galletas o los brownies (cortados en mitades), también pueden contar para los requisitos de cada invitado, y en comparación, son relativamente baratos.
Revise el plan
En lo que respecta a la planificación de porciones, la mejor manera de ahorrar dinero es revisar la lógica detrás de cada elemento en su menú.
No solo agregue un artículo como fruta en rodajas para llenar una necesidad categórica. Piense en lo que realmente comerá su invitado y pida de manera apropiada.
Haga una encuesta con sus empleados sobre qué artículos creen que serán más populares. Este simple ejercicio en sí mismo puede inspirar cambios en su menú.
Control de gastos audio / visuales
El equipo de iluminación y sonido tiene un gran impacto en la presentación de su evento, pero también tiende a tener un gran impacto en el presupuesto.
Cuando tiene en cuenta otros gastos de A / V como proyectores, acceso a internet y servicios de video, esta categoría no tarda en convertirse en uno de los números más grandes de su presupuesto.
Encontrar opciones de marketing de bajo costo en línea
El marketing es otro gasto que puede crecer exponencialmente si no obtiene resultados de inmediato.
La difusión para lograr la asistencia debe ser realizada de manera efectiva, porque sino no habrá suficientes asistentes para soportar el precio del evento.
Es por eso que tiene sentido utilizar tantas opciones gratuitas o de bajo costo para difundir el evento sobre una próxima ocasión. Afortunadamente, Internet tiene muchas posibilidades que puedes considerar.
