La comunicación es una herramienta necesaria en cualquier relación entre humanos. No solo es esencial para las comunicaciones personales, sino también para el contexto profesional. Por eso, la comunicación de un evento es esencial.
De personas a personas, de empresa a persona, de personas a empresas. La comunicación, en todos los ámbitos, es cada vez más y más importante.
Las facilidades en la comunicación sirven como guía en los procesos estratégicos de cualquier organismo.
Benefician, a su vez, la función integradora y constituye una potente arma de difusión de la información en todos los ámbitos.
En los eventos juega un papel muy importante cuidar los procesos y las herramientas de comunicación externa e interna utilizadas, tanto previa, durante, como posteriormente al evento.
La comunicación previa al evento
Ningún evento podría llevarse a cabo sin una estrategia de comunicación previa al mismo.
Además de ser un elemento fundamental para dar a conocer el evento, también es necesario para controlar su organización interna.
Difusión del evento
Las acciones de comunicación para dar a conocer los eventos se pueden realizar a través de diferentes medios.
Algunos de los más empleados a nivel online son los siguientes:
- Social media. Las redes sociales son, actualmente, uno de los métodos más efectivos para difundir cualquier noticia. A través de la creación de un evento, la difusión por medio de influencers, la emisión de sorteos, hashtags que perduran durante todo el evento, etc. Además, no existe red social que no sea efectiva para ello, todo dependerá del sector en el que se mueva el evento. Por ejemplo, si se trata de un evento tecnológico para empresas LinkedIn es una buena opción, pero si se trata de un concierto se debe optar por las redes en las que se mueve ese target, como podría ser Instagram, Facebook o Twitter.
- Publicidad online. Google Ads o banners en páginas web. Ambas opciones son una buena opción para publicitar el evento. La primera aparece en las búsquedas de Google en términos relacionados al evento. A veces, sin darnos cuenta, hacemos click en uno de esos anuncios y ya nos ha captado esa publicidad.
Por otro lado, los banners aparecen de manera más intrusiva. Aunque colocados en el sitio perfecto y mediante una buena imagen creativa que llame la atención, ya habremos captado al usuario para que haga click y acceda a la web del evento. O, al menos, habremos dado a conocer el evento.
En la actualidad, los métodos de difusión de eventos offline suelen estar en desuso.
Sin embargo, algunas de las técnicas efectivas todavía utilizadas son:
- Street marketing. Cualquier acción de marketing que se realice en la calle, de manera que llame la atención del usuario. Este tipo de acciones pretenden involucrar a los ojeadores a participar y pueden ser de diferentes tipos, dependiendo de qué trate el evento: road trips de marketing, bailes, concursos, arte callejero …
Las inscripciones o venta de entradas
Una vez se está dando a conocer el evento, es importante estar preparado para las inscripciones o la venta de entradas.
El fácil acceso a Internet permite que estas operaciones se trabajen desde cualquier página web dedicada a ello.
Sin embargo, el apoyo humano tras las compras de entradas o inscripciones por Internet debe ser real.
Es importante ofrecerle al interesado un teléfono a través del cuál llamar para resolver cualquier duda o incidencia.
Por tanto, la empresa debe contar con esta herramienta de comunicación, sea una centralita virtual o un software call center, para facilitar y mejorar la atención al cliente.
La comunicación durante el evento
Tanto la comunicación del propio evento, como la comunicación interna deben ser efectivas para organizar el evento perfecto:
- Comunicar por redes sociales. La comunicación por redes sociales nunca termina. Debe haber una persona encargada de publicar continuamente todo lo que ocurre en el evento, publicar fotos, vídeos, hacer streaming, etc. Todo esto sin olvidarse de escribir el hashtag del evento.
- La identidad visual del evento in situ. La organización de todos los objetos, stands, colores, carteles, tipografía, speaker, música, etc. Todo comunica y todo es importante cuidarlo. Una comunicación efectiva en el lugar del evento, que llame al usuario o que haga que se sienta augusto, generará más interés por parte de los participantes, provocará que, si el evento se vuelve a realizar, ellos repitan. De la misma manera, se traducirá en una mejor imagen posterior al evento.
- La comunicación interna de la organización. Una buena gestión y optimización de la comunicación interna permitirá que cualquier incidente, cambio, noticia o aviso que se quiera dar entre los empleados se realice rápidamente y de manera efectiva. Existen, para ello, herramientas de comunicación, como son las centralitas virtuales inteligentes que, además de recibir y realizar llamadas al exterior, permiten gestionar la comunicación interna mediante llamadas o chat interno de manera totalmente gratuita.
La comunicación después del evento
Aunque el conjunto de las estrategias depende de la magnitud del evento, se recomienda no abandonar la comunicación posteriormente al evento.
Durante la siguiente semana al evento se suele ofrecer a los participantes vídeos del evento, ya sea de manera privada o mediante difusión en redes sociales.
Asimismo, suelen publicarse fotografías de este.
A través de la web del evento pueden difundirse reviews, resúmenes o noticias del acontecimiento.
Pero también es posible facilitarles a los medios de comunicación noticias o datos destacados junto a imágenes, para su posible difusión en medios que permitan llegar a más audiencia.
Otro de los métodos son la consecuencia de la comunicación por redes sociales o la difusión de emailing a los participantes, dándoles las gracias y compartiendo con ellos todas las noticias del evento.
Pero ¿Quién está detrás de toda la gestión de la comunicación?
La gestión de todos estos procesos no se realiza sola.
Detrás de cada gran proyecto de comunicación trabaja un equipo humano y tecnológico capaz de realizar todas las actividades eficazmente.
Por un lado, el equipo de marketing se encarga de planificar y ejecutar todas las estrategias de marketing del conjunto del evento.
El departamento de organización de eventos se encargará de organizar la plantilla, azafatos, contratar catering, bar, planificar horarios, espacios, etc.
Y el equipo tecnológico se encargará de contratar y cuidar el sistema informático y de telecomunicaciones.
Es importante no descuidar ningún detalle, por eso, en definitiva, organizar un evento es un conjunto de todo: personas, organización y comunicación.
Un trabajo en equipo, eficaz y bien planificado permitirá realizar el mejor evento de año.