¿Qué pasos se deben tener en cuenta a la hora de organizar un evento? ¿Qué cuestiones no se me pueden olvidar? Son algunas de las preguntas que debes cuestionarte si tienes próximo un evento que organizar. Es por ello, que queremos darte una lista con 7 fases para organizar un evento, que debes seguir si quieres organizar cualquier actividad o evento con éxito.
1. ¿Qué objetivos tengo?
A la hora de organizar un evento, lo primero que debes preguntarte es ¿para qué organizo este evento? ¿Qué objetivos pretendo conseguir con él?
Otra de las cuestiones clave es si tengo claro qué resultados quiero conseguir, ¿a qué público me tengo que dirigir para obtener dichos resultados? O preguntado de otra manera, ¿cuál es mi target objetivo?
2. ¿Cuándo debo hacerlo?
Una vez establecido los objetivos, la siguiente pregunta es ¿cuándo debo realizar el evento para poder obtener los resultados que quiero? Por ejemplo si tu objetivo es desestacionalizar el turismo de un pueblo de costa, deberás realizar el evento en épocas donde el turismo no esté asegurado. Una vez tengas claro qué epoca es la más acertada para tu evento, debes tener en cuenta lo siguiente:
- Que no coincida con ninguna festividad cercana que pueda hacer a la gente dispersar su atención.
- Que el horario, mes y día que he escogido no me va a incorporar nuevas problemáticas que encarecerán el presupuestos para mi proyecto.
- Que reserves la fecha cuanto antes, para que no venga otra persona, empresa o organización y decida organizar un evento a la misma vez.
Que tu evento no coincida con ninguna festividad y reserva la fecha cuanto antes
3. ¿Cómo voy a hacerlo y qué necesito para organizarlo?
Si tengo seleccionado los objetivos que quiero alcanzar y la fecha reservada, la siguiente pregunta es ¿cómo lo hago? Lo primero que te aconsejamos es que calendarices las tareas y tengas claro qué equipo de personas van a trabajar contigo para que todo salga como tú quieres.
Hay cuestiones muy claras que hay que tener en cuenta de cara a la producción: el aforo del espacio seleccionado, las cuestiones técnicas (iluminación y sonorización) que vamos a requerir, la accesibilidad del espacio escogido, establece un plan de necesidades que incluya todo lo que se va a necesitar (baños, sillas, mesas, barras, etc) para desarrollar el evento.
De cara a la organización del evento, lo ideal es establecer un plan de trabajo que incluya un checklist de los últimos días y del día del evento, para que no se olvide ningún detalle. No te olvides del Plan de Marketing del evento y de los invitados.
4. ¿Quién viene?
Dentro del Plan de trabajo es muy importante tener claro quién es nuestro target, es decir, quién va a venir al evento. Si tu evento necesita artistas o algún ponente, es importante que establezcas cómo va a ser la comunicación con ellos, cuidarlos y hacerles sentir únicos. Envíales un plan de cómo se va a desarrollar el evento para que ellos se siente partícipe.
Dentro de este apartado también es importante que establezcas los posibles patrocinadores de tu evento. De cara a conseguir quien apueste por el mismo, preséntales un dossier corto pero bien resumido de tu evento donde destaques los beneficios que puede obtener siendo partícipe del evento.
5. ¿Cuánto cuesta?
Esta es la pregunta más temida a la hora de organizar un evento. ¿Cuánto me va a suponer la organización? Establece un presupuesto inicial con la previsión de gastos que vas a necesitas, pero deja siempre lo que nosotros llamamos ‘cajón desastre’, una bolsa presupuestaria de la que poder tirar si ocurre algún inconveniente de última hora.
6. ¿Cómo voy a promocionarlo?
Es muy importante que establezcas un Plan de Marketing y Comunicación para tu evento. Prepara anuncios, convoca a los medios de comunicación, haz publicidad del evento, cartelería, fija un calendario de publicaciones en tus redes sociales y un timing de tus acciones publicitarias.
7. Disfruta el día y mide resultados, cuando pase.
En muchas ocasiones, estamos tan pendientes de la organización que no disfrutamos el día del evento. Es muy importante que ese día tú también disfrutes del mismo, porque la gente te notará con menos tensión y naturalidad. Lo más importante ante imprevistos es mantener la calma y actuar tú y tu equipo con profesionalidad. Nadie está a salvo de que pueda surgir un imprevisto. Si has elaborado bien tu checklist del evento, sólo tienes que seguir los pasos que ya tenías elaborado.
Y una vez pase el evento, realiza una evaluación de todas las cuestiones que han salido bien y mal, de las cosas que se pueden mejorar y sigue adelante.
