Grandes sumas de dinero se invierten anualmente, en la industria de eventos empresariales corporativos; estamos hablando de más de 122 mil millones de euros.
Este dinero, se gasta más comúnmente en complejos hoteleros, hoteles de ciudad, hoteles suburbanos, centros de conferencias, restaurantes, clubs privados y centros de convenciones. No es de extrañar, entonces que la organización de Eventos Corporativos, y todo lo que les acompaña es un gran negocio.
Algunas grandes empresas y organizaciones tienen sus propios organizadores de eventos empresariales corporativos; como parte de su personal. O tienen un contrato con una agencia de organización de eventos.
Muchos otros (sobre todo las pequeñas empresas), se limitan mucho en todo lo que sea la planificación de eventos corporativos; y de tenerlo que hacer, seleccionan a un empleado de la empresa como organizador.
Tipos de Eventos Corporativos
Si está organizando un evento de negocios para su empresa o en nombre de una empresa, aquí les describimos 10 tipos de eventos corporativos; para complacer a sus clientes, colegas y proveedores.
Los eventos son el centro de atención de su empresa como patrocinador; y pueden elevar la conciencia de marca de forma fantástica. Ya sea en un entorno corporativo, asociación sin ánimo de lucro, o agencia gubernamental, los eventos corporativos más populares suelen pertenecer a las modalidades que analizaremos a continuación.
Seminarios y Conferencias
Propósito: Planificar y mantener estas reuniones con audiencias específicas; para proporcionarles información relevante y con interés en común para todos los asistentes.
Un seminario no debe ser comparado con una conferencia; pero ambos deben ser un evento interactivo y dinámico, que permita a los miembros de la audiencia interactuar con los asistentes para discutir opiniones y resultados.
Descripción: Los seminarios, son por lo general los eventos más cortos; que pueden durar un par de horas, días, o incluso hasta toda una jornada de trabajo.
Los seminarios, son eventos educativos que se puede utilizar para actualizar rápidamente la base de conocimientos de sus empleados, o exponer la experiencia de su empresa en un tema específico.
Este tipo de evento puede variar en su estilo. Puede ser del tipo salones de clases dirigidas a educar a una audiencia, o del tipo evento de campo; donde los vendedores viajan a lugares para difundir su mensaje.
La clave para recordar acerca de la planificación de un seminario, se centra en tener en cuenta el mercado objetivo y lo que su empresa quiere lograr con ese mercado.
Así que, si usted está mirando para aumentar la base de conocimientos de sus empleados para aumentar la productividad, o educar a los clientes sobre un nuevo producto, un seminario es ideal para usted.
Los Seminarios, a menudo se centran en iluminar a los asistentes con un mensaje o marca en particular.
Tienen altavoces individuales o múltiples, y en general todos los participantes se mantienen juntos en el mismo espacio.
Las Conferencias, por el contrario, suelen tener múltiples sesiones que tienen lugar al mismo tiempo que están orientadas hacia diferentes intereses, diferentes posiciones o roles, e incluso el nivel de habilidad.
Los asistentes asisten, con el fin de compartir conocimiento e información. Estos grandes eventos, son a menudo dirigidas a la formación y educación, y puede variar dependiendo de la audiencia.
Por lo general se llevan a cabo en los hoteles, comenzará con una sesión de apertura y luego mantienen sesiones de trabajo por tema.
Una conferencia, es generalmente previsto para al menos la mitad de un día, aunque por lo general las conferencias abarcan el curso de uno a dos días o, a veces más largos.
Ferias
Propósito: Empresas asisten a ferias, como una actividad donde de seguro ampliarán bases de contactos y hasta podrán cerrar ventas.
También, pueden optar por organizar o patrocinar una feria, para reforzar su imagen como un líder de la industria; donde los invitados son, miembros, clientes, clientes potenciales, proveedores y todos sabemos que hasta la competencia también asiste.
Descripción: Organización de eventos para ferias implica la negociación de tarifas de patrocinio para feria espacio de la cabina, publicidad y promoción en el evento, y las oportunidades en el evento por el liderazgo veces hablando en su empresa para hablar.
Existen muchos detalles logísticos, para asegurar que el stand de una feria llame la atención como, materiales promocionales (POP), sorteos, y las promotoras que son las embajadoras de la marca dentro de su stand.
Una feria, reúne a los individuos de una industria o profesión determinada, para presentar a diversas empresas que compiten en un mercado determinado.
Normalmente, las ferias son grandes eventos realizados en centros de convenciones donde las empresas invierten en cabinas o stand creativos que exhiben su producto, servicio o marca, con personal de protocolo (azafatas)
Programas de incentivos o integración en empleados (Team Building)
Propósito: La piedra angular de un negocio, es contar con un equipo fuerte y un evento de formación de equipos, es ideal para fomentar el tipo de mentalidad para sus empleados a florecer.
El objetivo es, construir la productividad de sus empleados. Esto se logra a través de actividades que generan confianza, fortalecen las relaciones y aumento de la moral.
Este es el lugar donde se gastan grandes cantidades de dinero en función de cada persona.
Los retiros de ejecutivos y programas de incentivos, a menudo se llevan a cabo en centros con destinos exclusivos, y que reciben la mayor visibilidad de una organización.
Desarrollo de negocios y planificación de la organización, suelen ser los temas de la agenda, pero se da la misma importancia a las actividades placenteras como la parte del incentivo original y recompensa.
Descripción: retiros ejecutivos y viajes de incentivos suelen durar entre tres y cinco días y requieren atención a la selección del sitio, alojamiento, transporte, catering, reuniones de negocios, y el golf y otras actividades.
Un evento de incentivo, está destinado a renovar la lealtad de los empleados, así como la lealtad del consumidor.
Si los empleados, están desmotivados y los clientes parecen estar perdiendo el interés, entonces un evento de incentivos podría ser lo que necesita para rejuvenecer su marca.
El evento en sí debe ser corto pero dulce y definitivamente memorable.
En primer lugar, debe tener en cuenta cuál es la razón para la realización del evento y partir de ahí.
Los oradores o Maestros de ceremonia, serán indispensables para inspirar a los empleados, mientras que un comediante como entretenimiento o una banda en vivo realmente pueden crear el ambiente para sus clientes.
Hay un montón de espacios para jugar para estos tipos de eventos, pero en general debe ser alegre y emocionante.
La capacidad de negociación, deben ser muy precisos y revisados al detalle, debido a que estos programas involucran a todos los aspectos de la planificación de eventos.
Lo que debe tener en cuenta, al planificar un evento de formación de equipos es qué debe incluir diversos tipos de actividades que lograrán una integración (hasta nuevas amistades nacen de estos eventos) de sus empleados.
La motivación, para participar realmente en un ejercicio de formación de equipos puede ser difícil de lograr.
Por ejemplo, una actividad que combina el trabajo conjunto y disfrutar de un gran día al aire libre fomentan una mejor experiencia que construye conexiones entre las personas.
Eventos de golf
Propósito: Un evento favorito en cada organización es celebrar su excursión anual de golf. Gestión de relaciones es el objetivo principal.
Sin embargo, el contenido empresarial siempre debe conducir la planificación de eventos, y no al revés.
Descripción: La mayoría de los campos de golf prefieren sus clientes a reservar horas de salida o bien a primera hora de la mañana a la 1 pm o si no está alquilando la casa club de golf y durante todo el día.
Eso puede causar problemas de programación, ya que se relaciona con el contenido de la reunión de negocios.
Durante la fase de planificación, es importante mantener a los clientes internos a la pista, y no les permiten minimizar el tiempo del negocio.
Eventos sociales
Propósito: Estos programas, permiten a un anfitrión del evento pasar tiempo informal con sus invitados en un ambiente no tradicional, dado que ambas partes desean tener la oportunidad de construir una relación y aprender más acerca de las prioridades comerciales mutuos.
Los eventos sociales, pueden ir desde programas orientados hacia la apreciación de los empleados a los de mostrar aprecio por un cliente, ambos de los cuales se han convertido en un elemento básico en el sector corporativo.
Descripción: Hay posibilidades ilimitadas y tipos de eventos de agradecimiento en las organizaciones que mantienen durante todo el año. Existen programas que incluyen:
- Cena y teatro
- Día en la pista de carreras
- Suites en estadios deportivos
- Cruceros de un día y de la noche
- Fiestas privadas en los festivales de música
- Fiestas
- Las entradas para los eventos más populares de la ciudad
Eventos sobre la organización o empresa
Propósito: Los eventos para celebrar los hitos de la compañía, proporcionan la oportunidad de celebrar una gran apertura o un aniversario, por ejemplo.
La cena de negocios, es un evento corporativo clásico, perfecto para celebrar hitos corporativos y el reconocimiento de los empleados por sus contribuciones a la organización.
Dicho esto, todavía es importante tener en cuenta lo que el ambiente y el tema debe ser para el evento. El equilibrio es importante en este caso.
Descripción: Los hitos varían significativamente en su ejecución, pero tienden a seguir los programas similares a los eventos de los empleados y del aprecio del cliente.
Este tipo de eventos, tienden a ser de celebración, y se pueden limitar a empleados de la compañía para poder incluir los clientes, proveedores y personajes de la comunidad local, incluso dependiendo del tamaño de la compañía en la comunidad.
La comida, va a ser una preocupación primordial para este tipo de evento.
Habrá que asegurarse, de que el tipo de servicio ofrecido (bufé vs maitre) encaja con el ambiente de la cena.La asistencia, va a ser importante si su empresa va a gastar en comida. Y, por supuesto, tomar en cuentas las restricciones en la dieta y alegrías de algunos comensales deben ser tomados en cuenta.
Eventos de Formación
Propósito: Estos eventos, tienen el propósito de construir en la confianza de los empleados, la buena voluntad y la moral basado en las fortalezas de la empresa.
Los eventos de formación de equipos, también proporcionan una oportunidad única para que los empleados pasen tiempo juntos en un ambiente de trabajo, pero no trabajando; con actividades todos juntos para resolver los puzzles y actividades completas.
Están diseñados para hacer precisamente eso, construir equipos más fuertes.
Descripción: Los eventos formación de equipos empresariales, han sido personificados por las actividades de grupo al aire libre y físicos, especialmente con el objetivo de integrarlos.
El objetivo, que se logra de integrar por ejemplo a los equipos de marketing, ventas, Trade Marketing, administración, cobranza es para fortalecer su relación de compromiso, de apoyo y confianza.
De hecho, hay empresas que se especializan en la organización de eventos de formación de equipos en cursos interiores y exteriores.
Dicho esto, los eventos de formación de equipos también pueden centrarse en otros tipos de actividades de equipo de talleres de formación en temas específicos.
Lanzamiento de un producto
Propósito: Los eventos de lanzamientos de productos, pueden incluir reuniones de lanzamiento de productos internos, para informar a todos los empleados.
Los eventos de lanzamiento de productos, en toda regla es para crear ruido entre los clientes, proveedores y los medios de comunicación.
Los eventos de lanzamiento del producto, más comunes son los de carácter negocio a consumidor (B2C empresas).
Descripción: El lanzamiento de producto eventos, suelen utilizarse para generar cobertura mediática y ruido de la industria antes del lanzamiento de un producto.
El evento de presentación, puede incluir una introducción llamativa para el producto junto con una dirección de los ejecutivos de las compañías más importantes.
Lanzamientos de productos grandes, también tienden a ser en gran medida una gran fiesta con invitados como clientes VIP y potenciales, cena y entretenimiento en función de la industria.
Usualmente se organizan este tipo de eventos para:
- Empleados
- Medios de Comunicación (Offline y Online)
- Clientes, Personalidades de los Organismos Públicos e Influenciadores de la industria.
- Proveedores principales y aliados estratégicos de la empresa
Las reuniones del consejo y las juntas generales
Propósito: el Consejo y sus accionistas, en el cumplimiento de sus servidores, tienen el deber de comunicar a un público selecto los resultados o informaciones relevantes para el sector.
Reuniones de la junta directiva, sirven como oportunidad para que los miembros del consejo reúnan, para revisar el desempeño del negocio de conversar cara a cara con los directivos de la empresa para tomar decisiones importantes.
Las Juntas de accionistas, por otro lado, proporcionan a las empresas la oportunidad de compartir los resultados recientes, objetivos, metas futuras, y las estrategias de negocios con sus accionistas.
Descripción: Estos eventos pueden ser de efecto anual, trimestrales bi-anuales; incluso puede haber algunas pequeñas reuniones internas de los miembros del consejo o eventos de prestigio a gran escala para los accionistas que varían en tamaño dependiendo del tamaño de la empresa y de los accionistas participación.
