Gestión de eventos, coordinación de eventos empresariales
Gestión integral de eventos
Piñata Marketing entrega servicios de gestión de eventos; partiendo de sus ideas y objetivos de negocio, podemos apoyarle desde las fases de evaluación de factibilidad y elaboración de presupuesto, pasando por las fases de planificación, ejecución, producción y post-producción.
Asignamos un gerente responsable para su evento en particular, quien actúa como punto único de contacto a todo lo largo de sus fases, desde la planificación hasta la post-producción. Nuestros gerentes de evento son personas preparadas para trabajar en equipo, expertos apasionados y talentosos que le ofrecen resultados excepcionales.
El personal de Piñata Marketing es formado considerando las mejores prácticas en gerencia de eventos, las cuales constituyen el corazón de nuestra metodología de trabajo. Nuestros gerentes de evento se involucran y llevan el control de todas las fases de su evento.
Nuestro filosofía de la gerencia de eventos se orienta a entender sus necesidades y objetivos comerciales.
El gerente de evento supervisa y controla la ejecución de todas las fases de su proyecto de evento; desde el inicio hasta la post-producción.
La realización de cualquier tipo de evento corporativo involucra la consecución de objetivos de marketing, comerciales y de su negocio en general. Nuestra misión es entender estas motivaciones, objetivos y expectativas acerca de sus eventos.
De esta forma, sus objetivos pueden ser considerados a lo largo de su evento; con el objetivo de alcanzar y exceder sus expectativas y la de los participantes.
Control presupuestario de eventos
Cuando usted decide organizar un evento, intenta conseguir un retorno de su inversión. Dicho retorno no es fácil de calcular en muchos casos, sobre todo cuando se trata de beneficios intangibles; como por ejemplo la mejora del ambiente laboral, o una mejora en la percepción de sus marcas.
¿Cómo mantener a sus clientes y/o empleados felices con sus eventos, sin salirse del presupuesto? Su objetivo como cliente es realizar un evento que cumpla con todos los deseos de los interesados; pero también necesita controlar sus gastos. Que sus objetivos de negocio se cumplan, con un retorno de la inversión adecuado.
Para calcular costes y gestionar el presupuesto de evento de forma completa, exacta y realista es indispensable valorar todos y cada uno de los aspectos que involucra.
El presupuesto es una herramienta primordial para la planificación inicial y revisiones de la ejecución y post-ejecución de su evento. Piñata Marketing puede gestionar control de los tiempos, recursos y costos por usted; o puede acompañarle en este proceso a través de nuestros gerentes de evento.
Un presupuesto de evento bien gestionado le permitirá la medición de la eficiencia financiera de su proyecto, logrando detectar desviaciones a tiempo y permitiendo tomar las medidas correctivas oportunas. Además le ayudará a analizar eventos pasados, y determinar qué se puede mejorar en el futuro.
Coordinación de sedes de evento, alojamiento y actividades
Las opciones de la sede o lugar para realizar su evento pueden ser varias. Sin embargo, cada evento tiene diferentes necesidades y presupuesto. El lugar elegido es uno de los factores vitales para lograr el éxito o el fracaso de un evento.
La selección del espacio está muy relacionada con sus expectativas como cliente: qué quiere transmitir y a quién se dirige. Además, el diseño y el estilo del lugar deben ser adecuados a su imagen corporativa, de manera sus objetivos de comunicación en un entorno adecuado.
Igualmente, la selección del lugar estará relacionada estrechamente con las posibilidades de alojamiento y la disponibilidad de servicios, tanto para los asistentes como para el personal de producción del evento.
Para eventos corporativos, se ha hecho muy popular el uso de lugares innovadores y poco comunes, para lograr una experiencia del asistente diferenciadora. La utilización de sede poco convencionales puede ser de gran utilidad en la generación de interés y en la promoción de su marca; además de la posibilidad de incrementar la asistencia al evento.
Las actividades adicionales, tanto en interiores como en exteriores, son un excelente complemento para su evento, dependiendo de cuales sean sus objetivos.
La localización es decisiva para asegurar que los asistentes estén dispuestos a trasladarse a su evento, y también tiene influencia directa en el nivel de empatía que se logre con los asistentes y en la repercusión mediática que se puede lograr a partir de la experiencia del asistente.
Una buena elección en cuanto al lugar de celebración del evento puede convertirse en un buen recuerdo que favorezca el marketing de boca en boca, sobre todo en redes sociales; consiguiendo una mayor difusión de la imagen de su empresa.
Gestión logística y de producción de eventos
La logística de su evento es el enlace entre la producción del evento, sus asistentes y los terceros proveedores de bienes y servicios. El éxito de su evento depende en gran medida, de una buena ejecución logística.
Piñata Marketing coloca los bienes y servicios requeridos, en el momento preciso, en el lugar idóneo, y en las condiciones deseadas para su evento; de manera efectiva en costos. Nuestros gerentes de evento asumen responsabilidades operacionales respecto a las acciones a ejecutar en todas y cada una de las fases de su evento.
Su gerente asignado de Piñata Marketing coordinará por usted todas las labores de pre-producción con todos los involucrados; así como los traslados del personal asignado al sitio que estará trabajando durante el evento.
En la gestión de logística de los traslados Piñata Marketing incorpora tecnología para la comunicación oportuna de los gerentes de evento con los asistentes e invitados; siempre en relación con las necesidades y características de cada evento en particular. Utilizamos sistemas para el registro y control de los asistentes a su evento.
Coordinación de catering y decoración
Piñata Marketing se ocupa de todos los detalles que giran alrededor del éxito del servicio de los servicios de comidas para los asistentes y el personal de logística y producción del evento.
Sin duda que un factor de éxito para su evento corporativo es la planificación de las comidas: saber el número de personas que hay que servir, definir los menús y los alimentos que se pueden o no servir, coordinar la preparación y servicio de comidas, y las labores de asistencia de limpieza.
El catering y la decoración son factores clave y una parte esencial de cualquier evento corporativo.
Tenemos la capacidad, experiencia y paciencia para hacer su visión en una realidad. Podemos adaptarnos a cualquier lugar para asegurarnos de que los alimentos y bebidas se ajustan a la escena y con una presentación y decoraciones idóneas.
La decoración incluye muebles, etapas, organización y disposición de los distintos elementos, así como la colocación de los asistentes. Esta labor permite un alto nivel de creatividad e innovación en las formas, diseños y materiales; donde la tendencia se basa en la incorporación de elementos tecnológicos que ayudan a la generación de las emociones entre los asistentes.
Gestión de riesgo de eventos
Un plan de gestión de riesgos es un aspecto esencial en la planificación de su evento; y debe ser revisado en cada etapa de la producción del evento. Como parte de cualquier proceso exitoso de planificación de eventos, los riesgos deben ser identificados y los riesgos evaluados y controlados para minimizar el potencial de lesión o daños a personas y propiedades.
El plan de gestión de riesgos identifica todos los riesgos potenciales que pueden derivarse de la celebración de un evento; y luego enumera las medidas que su empresa y Piñata Marketing tomarán para reducir o mitigar los riesgos identificados.
Asimismo, existen riesgos asociados con: recursos humanos, finanzas, marketing, gestión de calidad, asistentes, gestión de alimentos y bebidas, programas, gestión técnica, infraestructura, logística, adquisiciones y gestión de equipos. Para lidiar con todas estas contingencias se requiere de un plan de gestión de riesgo bien documentado.
Piñata Marketing considera los siguientes aspectos para realizar la evaluación de riesgos de su evento:
- Los riesgos operacionales existentes en los lugares seleccionados.
- Los riesgos que genera la propia producción del evento.
- Los riesgos externos y naturales que escapan de nuestro control.
Analizamos las alternativas de mitigación y control, y planificar su evento con una mínima incertidumbre.
Cada evento tiene características particulares, con distintas amenazas de riesgo de acuerdo a su contexto; de ahí la importancia de contar con profesionales para gestionar de manera integral los riesgos de su evento.
