La organización y producción de eventos no es algo que pueda tomarse a la ligera. Se requiere una planeación detallada y conocimientos especializados para lograr un evento exitoso.
Dentro del mundo de la producción existen tres tipos de eventos principalmente: Corporativos o empresariales, eventos sociales y eventos tipo show. Cada uno de ellos tiene un objetivo y un enfoque y complejidad de producción distintos. En este articulo te presentamos cuales son las principales diferencias entre cada uno de ellos.
Diferentes tipos de eventos
Eventos empresariales
Los eventos corporativos van enfocados a lograr un objetivo específico de la empresa con un público determinado. Por ejemplo, comunicar un mensaje, promover su marca o generar compromiso e identidad con la empresa y con ello, lograr un impacto positivo en el público asistente, ya sean clientes, socios, proveedores, patrocinadores, aliados, autoridades o colaboradores de distintos niveles de la organización.
Entre los eventos empresariales que más destacan están las reuniones de trabajo, congresos o convenciones, conferencias, talleres, entre otros. El contenido y la imagen en este tipo de eventos es central por lo que debe considerarse un presupuesto y un tiempo de preproducción para el desarrollo de éstos, como guiones, videos, presentaciones y gráficos. Para ello es recomendable contar con un equipo de estrategas, guionistas, diseñadores, editores y productores con experiencia que trabajen en conjunto alineados con la empresa para lograr el objetivo.
La elección del lugar en este tipo de eventos es clave para lograr una producción impactante. Deben tomarse en cuenta factores como espacio suficiente para la producción, accesos de montaje adecuados, puntos de rigging, electricidad, aforo suficiente para invitados, ubicación, entre otras necesidades específicas como espacio para registro, plenarias, área de stands, comida, coctel, break-outs, y todos los requerimientos dependiendo el tipo de evento que se designe. Además, se debe considerar la logística de invitados, como convocatoria, transportación y hospedaje.
La atención al detalle en el montaje y producción de eventos empresariales es fundamental para garantizar que se logre el objetivo, mientras se cuida la imagen de la empresa. Suena fácil, pero es una labor que requiere de mucha experiencia, precisión, manejo de detalles y capacidad de respuesta, por lo que lo más recomendable es que se cuente con una agencia especializada con experiencia. Desde el desarrollo del concepto y contenidos, la coordinación de los trabajos de diseño, renders, planos, logística, cálculos de rigging, cálculos eléctricos, diagramas técnicos, riders, input-list; la coordinación del montaje, fabricación e instalación de escenografía y equipos diversos; hasta la producción del evento en vivo, que implica coordinar los esfuerzos de stage-managers, personal de contenidos, ingenieros de audio, luces, video, directores de cámara, camarógrafos, performance, y garantizar que el minuto a minuto de la agenda se cumpla en base a lo planeado y que cada pieza de contenido salga al aire en el momento indicado.
En el mundo empresarial, la mala planeación de un evento corporativo por personal inexperto puede provocar grandes afectaciones, no solo el no cumplir con el objetivo del evento, sino generar una mala reputación e imagen de la empresa y organizadores involucrados. Por esta razón, necesitas encontrar a un equipo de profesionales o agencia con experiencia en la producción de eventos que sepa como manejar ciertas situaciones, desde las cuestiones tecnológicas hasta la agilidad para resolver problemas en eventos de más de 1,000 asistentes, como en los congresos y convenciones.
Eventos sociales
Los eventos sociales están más enfocados a lograr una experiencia de convivencia, diversión y entretenimiento entre los invitados y por lo general son de carácter privado, como bodas, aniversarios, reuniones familiares o graduaciones. Las celebraciones sociales también pueden ser de carácter empresarial, como una cena de fin de año o reconocimiento a empleados, que normalmente se utilizan como eventos de incentivo.
El foco de la producción de los eventos sociales está en la ambientación y la música. Por ello el tipo de mobiliario, decoración, iluminación, así como el venue y la música tendrán que ser seleccionados con especial cuidado. Además, se toman en cuenta elementos que visten y agregan atractivo a la experiencia como mesas de dulces, photo-booths, fuegos artificiales, iluminación arquitectónica, de jardines, entre otros elementos creativos.
La producción audiovisual está enfocada a la presentación de un DJ o una banda versátil, ocasionalmente se contrata cuartetos de cámara o grupos de jazz, para los momentos tranquilos o durante la comida o cena. El objetivo es lograr que los festejados e invitados tengan una experiencia memorable y única.
Espectáculos y fiestas
Los conciertos, performance, show de mapping o teatro son eventos de una producción mayor, enfocados en lograr alto impacto en el espectador, atraer visitantes y lograr mayores ganancias en taquilla y patrocinios.
Normalmente el contenido lo generan las compañías de teatro, cantantes, artistas o empresarios, enfocando sus esfuerzos en la pre-producción para generar un producto artístico que después replicarán durante una temporada, ya sea en un solo venue o en una gira por muchos venues. Una vez generado el producto, lo que se busca es contratar a una empresa o empresas productoras altamente capacitadas para producir el espectáculo en cada una de las sedes.
Como se trata de eventos masivos y normalmente el tiempo de instalación es reducido, la atención al detalle de la producción está más en el escenario y en el funcionamiento del show mismo que en el look de las instalaciones, que no se percibe en eventos de esta magnitud. Lo importante es que técnicamente todo funcione como reloj y que se cuente con todos los elementos técnicos para el show en tiempo y forma, así como tener listo un plan B para todo tipo de imprevistos. Como complemento, la logística es clave. Contar con una persona o empresa para coordinación de transportación, vuelos, hospedaje, viáticos, alimentos y bebidas para los artistas, entre otros detalles.
La empresa productora deberá contar con un equipo que coordine los esfuerzos de proveedores, cantantes, músicos, bailarines, stage-managers, personal de contenidos, ingenieros de audio, luces, video, directores de cámara, camarógrafos, coreógrafos, maquillistas, logística y que pueda responder a eventualidades.
La mejor ayuda para tus eventos
Como ves, no será lo mismo contratar a una wedding planner, que a una agencia de producción de eventos o una agencia productora, pues, aunque existen muchas coincidencias, cada uno tiene conocimientos y experiencia para la producción de cada tipo de evento.
Lo que sí te recomendamos es tomarte el tiempo para buscar a una empresa profesional que te proporcione la capacidad técnica para garantizar el éxito de tu evento. Si es un evento empresarial o tipo show, lo más probable es que requieras contratar un marketing de eventos.
Al conocer las diferencias entre los tipos de evento y analizando a profundidad lo que tu empresa necesita, podrás encontrar al socio estratégico para cada uno de tus eventos de manera exitosa. Si aun así necesitas un equipo de expertos para garantizar el éxito de tu evento, en Mid! encontrarás a los mejores.
