Organizar un evento —especialmente con recursos limitados— es un reto. Una carta de invitación bien redactada marca la diferencia: atrae oradores, patrocinadores y asistentes. Aquí tienes modelos listos y consejos para adaptar la tuya.
Las organizaciones sin fines de lucro suelen trabajar con presupuestos limitados, lo que convierte la organización de eventos en un verdadero desafío. Para maximizar el impacto sin tener que aumentar el presupuesto, una de las mejores estrategias es contar con un orador invitado dispuesto a participar de forma gratuita.
Estos eventos suelen financiarse gracias a servicios pro bono y patrocinios, y existen numerosos recursos y redes donde contactar a ponentes dispuestos a colaborar. La clave está en elegir al candidato ideal y enviarle una invitación atractiva y personalizada que despierte su interés.
Una carta bien escrita transmite respeto, organización y propósito. No es solo una formalidad: es la primera impresión del evento y puede ayudarte a conseguir apoyo, oradores que acepten sin honorario, y mayor confianza entre los invitados.
Qué debe incluir una carta de invitación para evento
Toda carta debe responder estas cinco preguntas básicas: ¿Quién invita? — nombre de la organización; ¿A quién? — título formal del destinatario; ¿Qué? — motivo del evento; ¿Cuándo y dónde? — fecha, hora y lugar; ¿Por qué asistir? — beneficio o motivo de interés. Consejo: ajusta el tono al tipo de evento: más formal para conferencias y más cercano para actividades culturales o sociales.
Cómo invitar a un orador o invitado especial
Antes de escribir, define el propósito del evento y los temas. Busca oradores alineados con la causa y, si es posible, locales para reducir costes. Personaliza la invitación explicando por qué piensas en esa persona y qué impacto tendrá su participación. Ofrece detalles logísticos claros (gastos cubiertos, asistente durante el evento, etc.).
Escribir una buena invitación para un orador requiere tacto y autenticidad. La carta o correo debe ser formal pero cercana, explicar claramente por qué esa persona es la ideal para tu evento y reflejar los valores de tu organización. Una invitación efectiva genera empatía, inspira confianza y ofrece toda la información necesaria para que el invitado tome una decisión favorable.
Cómo redactar la carta
Formato recomendado:
- Encabezado: datos del remitente, fecha y saludo.
- Introducción: presentación breve y motivo del contacto.
- Cuerpo: detalles del evento, expectativas y beneficios para el invitado.
- Cierre: agradecimiento y cómo confirmar asistencia.
Modelos de carta de invitación
A continuación tienes tres modelos adaptables según el tipo de evento. Puedes copiarlos y personalizarlos.
Modelo 1 — Carta formal para invitar a una conferencia
Asunto: Invitación para participar como ponente en [nombre del evento]
Estimado/a [Título y Apellido],
Espero que este mensaje le encuentre bien. En nombre de [nombre de la organización], tengo el honor de invitarle a participar como orador/a invitado/a en nuestro evento [nombre del evento], que se llevará a cabo el [fecha] en [lugar / ciudad]. Sabemos que su experiencia en [tema] aportará un gran valor a los asistentes y contribuirá al éxito de la jornada.
Si acepta, nuestra organización cubrirá los gastos de viaje y alojamiento, y pondremos a su disposición un asistente personal para que su experiencia sea cómoda y sin complicaciones.
Agradecemos de antemano su atención y esperamos contar con su participación.
Atentamente,
[Nombre y cargo]
[Datos de contacto]
Modelo 2 — Invitación a evento benéfico o sin fines de lucro
Asunto: Invitación a participar en nuestro evento solidario
Estimado/a [Nombre],
Nos complace invitarle al evento benéfico [nombre del evento], organizado por [nombre de la organización], con el objetivo de [breve descripción del propósito]. El evento se realizará el [fecha] en [lugar] y reunirá a voluntarios, patrocinadores y líderes comunitarios comprometidos con la causa.
Su presencia significará mucho para nosotros y para las personas que se beneficiarán del proyecto. Le agradeceríamos confirmar su asistencia antes del [fecha límite].
Con aprecio,
[Nombre]
[Cargo]
[Organización]
Modelo 3 — Invitación a evento empresarial o de networking
Asunto: Invitación a [nombre del evento empresarial]
Estimado/a [Nombre],
Tenemos el gusto de invitarle a nuestro próximo encuentro empresarial [nombre del evento], que tendrá lugar el [fecha] en [lugar]. Este evento reunirá a destacados profesionales del sector para fortalecer vínculos y compartir conocimientos.
Le agradeceríamos su confirmación antes del [fecha límite]. Quedamos atentos a su respuesta.
Cordialmente,
[Nombre y cargo]
[Organización]
Consejos prácticos para conseguir que hablen gratis
Si el orador suele cobrar, presenta claramente la causa y el impacto del evento. Ofrece compensaciones no económicas: visibilidad (grabación y difusión), gastos cubiertos, y un asistente dedicado. Usa la reciprocidad: menciona colaboraciones anteriores, testimonios y oportunidades de networking.
Dónde encontrar oradores que puedan colaborar
Antes de que pueda invitar oradores y pedirle a alguien que haga algo realmente, debe determinar el propósito del evento y los temas que cubrirá. Esto forma la base para su búsqueda de perfil de altavoz.
Por ejemplo, para un programa de extensión para adolescentes, el mejor orador será uno que tenga una especialización en programas juveniles y motivación juvenil.
Aquí hay algunos consejos simples para buscar un orador invitado para su evento:
- Busque a alguien conocido y que viva a nivel local; esto permite que los gastos sean lo más bajos posible. Un orador famoso local que tenga conocimiento de su organización de recaudación de fondos eliminará los gastos de viaje y alojamiento fuera del estado.
- Por ejemplo, para encontrar oradores, comuníquese con grupos de habla pública en su área. A menudo hay un miembro de una “organización de buenas acciones” local que gustosamente ofrecerá hablar sobre sus propias experiencias al tratar con el tipo de proyecto de caridad o tema de evento que usted está organizando. Siempre están contentos de trabajar gratis.
- Use su lista de marketing por correo electrónico de donantes. Envíe correos electrónicos a su contacto particular en cada organización para averiguar si pueden darle pistas sobre buenos oradores “gratuitos”. Esta recomendación de boca en boca es a menudo la mejor ruta porque los oradores conocen el tema y la comunidad de donantes responde bien a cualquiera que valga la pena.
- Las búsquedas online han encontrado algunos oradores fantásticos que trabajan sin cargo y están dispuestos a dedicar su tiempo y conocimiento en una variedad de temas.
Si encuentra un speaker que se adapte a sus necesidades pero le cobre una tarifa, vale la pena ponerse en contacto para explicarle la organización a la que apoya su evento.
Pregunte si están dispuestos a trabajar por una tarifa baja, o si realmente explica bien su caso, quizás descubra que renunciará a la tarifa y hablará sin cargo.
¿Qué podría ofrecerle a un orador?
Speakermatch.com es un sitio web dedicado a emparejar a los oradores con oportunidades de habla o trabajos. Hay muchos sitios, pero hemos elegido este porque tienen oradores que ofrecen conciertos gratuitos. También puede encontrar oradores por ubicación, experiencia, demografía y tema.
Es justo ofrecerle a alguien que esté dispuesto a hablar gratis en su evento, un poco de algo a cambio.
Si usted es el organizador del evento, tendrá poco tiempo para hacer todo, pero debe seguir siendo la persona de contacto principal para su orador invitado hasta que acepten hacer el honor.
¿Cómo convencer a un orador para hablar de forma gratuita en su evento?
Una vez hecho esto, puede presentar su orador a su propio personal para que se encarguen de todo, desde el momento en que el orador invitado se sube a bordo.
Ofrezca los servicios de un asistente personal en su carta de invitación. Se sorprenderá de cuán favorablemente las personas responden cuando saben que todo será atendido, y todo lo que tienen que hacer es hablar sobre su tema favorito.
Informe al orador que su organización proporcionará:
- Gastos de viaje y alojamiento gratuito si son de fuera de la ciudad o estado
- Asistente personal para atender todas sus necesidades, como la recogida en el aeropuerto, el check-in en el hotel, el itinerario del evento, la introducción a la gestión de eventos, los patrocinadores, etc.
Checklist antes de enviar la carta
- Revisa ortografía y tono.
- Incluye todos los datos del evento (fecha, hora, lugar, agenda breve).
- Personaliza el mensaje para el destinatario.
- Añade un medio claro de confirmación (correo, teléfono).
- Envía un recordatorio suave si no recibes respuesta en una semana.
Plantillas descargables
Puedes descargar este modelo en formato Word personalizarlos para tu evento:
Descargar modelo para evento benéfico (PDF)
Seguimiento y respuesta
Si no recibes respuesta, envía un recordatorio amable pasados 7–10 días. Si el invitado rechaza, responde siempre con agradecimiento: la relación profesional puede abrir puertas en el futuro.
Cuando se haya decidido por unos pocos oradores probables, envíe el primer lote de cartas por correo electrónico.
Si ha puesto el día de respuesta esperado durante una semana a partir de la fecha de “entrega”, entonces tiene una semana de espera.
Una vez que haya recibido [o no] una respuesta, envíe un recordatorio suave a cualquier persona que no haya respondido por escrito. Dependerá de la respuesta a su solicitud inicial.
Evalúe la respuesta: revise la lista y reemplace a aquellos que la rechazaron con invitaciones de segunda opción. Envíe otro lote de invitaciones y repita el proceso hasta que tenga éxito.
Haga lo que haga, respóndele a todos, incluso a los que le rechazaron. Sea amable en su respuesta; nunca se sabe cuándo tendrá que volver a llamarlos.
Quizás la próxima vez tendrá suerte con alguien a quien le guste su actitud, incluso si no pudieron hacerlo en la primera ocasión.
